DETALLE DEL SERVICIO
El Libro de Obras es un libro que contiene toda comunicación que el Inspector Fiscal (IF) dirija al contratista en relación al cumplimiento del contrato, además de las anotaciones relativas al desarrollo de un contrato de obras, tales como la resolución de adjudicación del contrato, identificación del inspector fiscal, del profesional residente, subcontratistas que participaron en la obra con sus correspondientes autorizaciones, especialistas que participaron en el contrato de obra, prevencionista de riesgos, etc.
El Libro de Obras Digital está conformado por un libro maestro de carácter unidireccional, que solo podrá escribir el Inspector Fiscal, y que contiene las comunicaciones o instrucciones dadas por él al Profesional Residente de la obra (contratista). Las anotaciones son foliadas, con registro de fecha y hora, y suscritas con firma electrónica avanzada.
El Profesional Residente puede únicamente dejar constancia de la lectura de cada folio emitido por el Inspector Fiscal, también mediante firma electrónica avanzada. Ambas partes podrán visualizar en tiempo real todo lo que se registre.
El Libro de Obra Digital está conformado además por todos los libros auxiliares que a juicio del Inspector Fiscal sea necesario autorizar, los que son bidireccionales y tienen por finalidad registrar las comunicaciones entre otros agentes relevantes del contrato. El acceso de esos usuarios está sujeta a la aprobación previa del Inspector Fiscal, los usuarios tendrán acceso con nombre de usuario (RUT) y clave.
El Libro de Obra Digital implementa el uso de la firma electrónica avanzada otorgada por el Ministerio Secretaria General de la Republica (MINSEGPRES) para todo funcionario público que acceda al Libro de Obra Digital y que tenga que realizar firmas sobre él. Para usuarios que no sean funcionarios públicos y que tengan que realizar firma electrónica avanzada en el Libro de Obra Digital, estos utilizan el Token de Firma Electrónica Avanzada que define la ley 19.799 (Ley de Firma Electrónica).
CAPACIDADES
El Libro de Obras Digital que entregamos cumple con las siguientes capacidades requeridas por el Ministerio de Obras Públicas:
- Capacidad suficiente para almacenar todas las anotaciones con todos sus contenidos, con todos sus vínculos electrónicos, con capacidad de 40mb por transacción y un mínimo de 20 archivos adjuntos a cada transacción (excepto archivos *.exe por motivos de seguridad) con sus firmas electrónicas y la fecha y hora de proceso de cada anotación, mientras se desarrolle el contrato.
- Servicios de mantención, Housing y Hosting de la plataforma tecnológica.
- Mecanismos de autentificación de usuarios que aseguren la privacidad, confidencialidad, unicidad y seguridad del ingreso de información.
- Mesa de Ayuda (24 horas del día / 7 días a la semana) para la atención de consultas y gestión de solución de posibles problemas, tanto de uso como de fallas de la plataforma.
- Capacitación a los usuarios en el uso de la plataforma digital.
- Firmas electrónicas avanzadas del residente y de su subrogante.
- Acceso vía nombre de usuario y clave para las demás personas autorizadas por el IF.
- Todas las licencias de uso y servicios complementarios por la duración efectiva del contrato.
- La solución se encuentra operativa y con acceso remoto las 24 horas del día los 7 días de la semana, con un up-time garantizado de 98,5% promedio medido de manera mensual.
- Una vez escrita la anotación en el libro, el usuario puede pre-visualizar la página antes de su firma y emisión definitiva, como una instancia de validación de lo registrado.
- Periodicidad de respaldo de la información, diaria en forma incremental y completa en forma semanal.
- Respaldo digital mensual que incluye todas las anotaciones y documentos adjuntos, dispuesto en el lugar y forma que establezca el Ministerio.
- Respaldo digital de toda la información al momento del cierre del Libro de Obra Digital (en la recepción definitiva de la obra), dispuesto en el lugar y forma que establezca el Ministerio.
- Una vez cerrado el Libro de Obra Digital, se deberá poder visualizar en la web por un período adicional de 5 años a través de la misma plataforma tecnológica del proveedor del servicio.
PERFILAMIENTO
El sistema soporta la utilización de distintos perfiles de usuario, permitiendo para cada parte crear: Un administrador del Libro de Obras Digital Maestro (Inspector Fiscal y Residente de empresa contratista, respectivamente), un administrador suplente, un asistente que genere borradores de transacciones para el Libro de Obras Digital Maestro sin capacidad de firmarlos digitalmente, un administrador de cada Libro Auxiliar adicional, un perfil de responsable superior con atribución para modificar a los administradores del contrato; y perfiles limitados a la visualización.
Debido a que tanto el residente del contratista como el IF pueden ser reemplazados por un delegado o suplente durante el transcurso del contrato, el sistema permite mediante la herramienta de gestión de usuarios la respectiva administración de esta situación. La solución deberá, además, posibilitar la incorporación de otro tipo de usuarios o roles, siempre y cuando éstos se encuentren dentro de lo permitido por la reglamentación vigente para el Ministerio de Obras Públicas.
CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
Respecto a la información que se registre a través del Libro de Obra Digital, en cualquiera de sus libros, debe considerarse plena confidencialidad y reserva por parte del adjudicatario del servicio contratado. Ninguna anotación, anexo, folio, registro, transacción, dato, archivo o elemento contenido en el Libro De Obra Digital puede ser empleado para otros fines que no sean los estrictamente considerados, ni ser entregados a terceros sin el consentimiento escrito del representante del Ministerio para los efectos. Conforme a lo anterior, queda establecido que el Ministerio de Obras Públicas será el propietario de toda la información contenida en todos los documentos y libros.